Veille règlementaire HSE, Qualité et RSE, conformité règlementaire et audit règlementaire HSE et Qualité

Dirigeant, responsable QSE, responsable HSE, vous devez mettre en oeuvre un nombre invraisemblable de règlementations, de surcroit en perpétuelle mutation et vous avez des difficultés à suivre.

Depuis 2009, j'accompagne les PME dans le suivi de leur conformité règlementaire HSE, Qualité produits et RSE avec ERAGO®.

ERAGO® est un outil de veille règlementaire 3 en 1

1. Un référentiel des obligations règlementaires applicables à votre activité toujours à jour,
2. La conformité règlementaire à portée de clic,
3. Le plan d'actions intégré.

Un référentiel des exigences légales et règlementaires HSE, Qualité et RSE

Le référentiel HSE contient toutes les branches du droit impactant la prévention des pollutions et des risques : 

• droit de l'environnement,
• droit du travail,
• droit de l'énergie,
• droit du transport,
• droit des substances chimiques,
• droit de la construction.

Le cas échéant votre arrêté d'autorisation d'exploiter au titre des ICPE ou des IOTA.

Il s'adapte à toutes les branches du droit réglementaire, et notamment, la qualité des produits :

• sécurité, qualité et commercialisation des denrées alimentaires,
• sécurité, qualité et commercialisation d'autres produits
  • les règles de conception
  • l'information du consommateur
  • la traçabilité

La règlementation RSE est 

• ou bien intégrée dans la règlementation de la qualité des produits  (ex: indice de durabilité)
• ou bien intégrées dans la règlementation HSE (ex: protection des lanceurs d'alerte)
• ou bien fait l'objet d'une mention spécifique
  • reporting extrafinancier en matière de durabilité (CSRD)
  • devoir de vigilance en matière de droits humains et de protection de l'environnement
  • RGPD
  • lutte contre la corruption

Votre référentiel personnalisé

• est personnalisé à votre site, votre activité et vos produits suite à une visite sur place,
• est mis à jour au fil de l'eau, une lettre d'actualité mensuelle vous informe des modifications,
• vous permet de suivre votre conformité règlementaire,
• vous permet d'élaborer votre plan d'actions et d'en suivre l'avancée.

ERAGO® vous permet de suivre et de justifier de votre conformité réglementaire

ERAGO® répond aux exigences des normes et des référentiels de management de la qualité, de la sécurité et de l'environnement :

• ISO 9001,
• ISO 14001,
• ISO 50001,
• ISO 22000,
• ISO 45001,
• IFS, 
• MASE… 

relatives à la veille règlementaire.

ERAGO®, c'est aussi des récapitulatifs opérationnels

• la liste des contrôles périodiques obligatoires sur votre site
• la liste des opérations d'entretien / maintenance sur les bâtiments et les équipements
• la liste des enregistrements à détenir
• la liste des formations à dispenser à vos salariés
• des possibilités de recherche par thèmes et par mots clefs
• des possibilités de recherche par périodicités des actions à effectuer
• un consultant juriste QHSE qui vous accompagne dans la réalisation de votre conformité règlementaire

En conclusion

Avec ERAGO®, vous gagnez du temps et assurez votre sérénité en sécurisant votre site, vos produits et vos salariés.

Regardez la vidéo ci-dessous et/ou contactez-moi pour bénéficier d'une présentation à distance.

Conditions générales de vente des prestations 

de HB QSE

Version du 11 décembre 2023

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

 Les présentes Conditions Générales de Vente de prestations de services, ci-après dénommées CGV, régissent les relations entre HB QSE et ses clients. 

Toute commande passée ne prévoyant pas des conditions particulières implique l’adhésion du client à ces CGV. 

Le fait que le prestataire ne mette pas en œuvre l’une ou l’autre clause établie en sa faveur dans les présentes conditions, ne peut être interprété comme une renonciation de sa part à s’en prévaloir. 

PRESTATIONS

 Les interventions proposées sont listées sur le site. La liste n’est pas limitative. 

Les interventions sont construites avec le client en fonction des besoins exprimés, d’une analyse du contexte au moyen des éléments transmis pendant la période précontractuelle. 

Elles donnent lieu à une proposition détaillée précisant la mission, le calendrier, les modalités d’intervention, les tarifs et le rappel des présentes CGV. 

RELATIONS PRÉCONTRACTUELLES

 Le futur client s’engage à la transparence dans la négociation de la mission, de ces conditions de réalisation et de son objectif et à transmettre des informations complètes, fiables permettant d’avoir un idée précise de : 

• la nature de la mission,
• des objectifs de la mission,
• la situation de l’entreprise.

 HB QSE se réserve le droit de mettre fin à la négociation s’il apparait que les objectifs du futur client sont clairement en contradiction avec les valeurs de HB QSE et/ou aurait pour effet un détournement des démarches. 

VALIDATION DE LA COMMANDE

 La proposition détaillée est validée par le client par signature du bon de commande joint à la proposition, ou, dans le cas d'une formation, par la signature de la convention de formation et le paiement de l’acompte prévu dans cette même proposition. 

Le bon de commande est transmis par n’importe quel moyen à HB QSE. A sa réception, une facture d’acompte est émise. 

L’acompte est considéré versé à sa réception sur le compte bancaire de HB QSE. Sauf disposition contraire dans la proposition, la signature du bon de commande vaut acceptation des présentes conditions générales. 

La prestation commence après réception de l’acompte.

CONDITIONS FINANCIÈRES

Tarifs et frais des prestations ponctuelles

 Le tarif des interventions est basé sur un prix journée. Il est communiqué hors taxe. 

ERAGO^®

                    Mise en place

 La mise en place d’ERAGO® est constituée : 

• d’une visite de terrain au tarif journée 
• de l’élaboration du référentiel individualisé dont le prix est fixé dans la commande en fonction de la spécificité du site et de la demande.

                    Abonnement

 L’accès à ERAGO se fait en fonction d’un abonnement annuel ou pluriannuel dont le prix est fixé dans la commande en fonction de la spécificité du site et de la demande. 

Dispositions communes

                    Frais de séjours et de déplacement

 Les frais de séjour et de déplacement du consultant de HB QSE sont remboursés par le client au prix coûtant sur présentation des justificatifs, ou concernant les frais kilométriques, en fonction du barème fiscal applicable. 

                    Réévaluation des tarifs

 Pour les contrats d’une durée supérieure à 12 mois, les prix sont ajustés en fonction de l’indice SYNTEC révisé 2022 conformément à la formulaire suivante : Prix révisé = Ancien prix X nouvel indice syntec / ancien indice SYNTEC à la date d’anniversaire du contrat. 

                    Facturation

 Sauf stipulation contraire figurant dans la commande, les factures seront émises selon l’échéancier suivant: 

• acompte de 20% du prix total des prestations au jour de la commande ;
• à la fin de chaque mois au prorata des jours de prestations effectuées, y compris les frais de déplacement et de séjour ; 
• le solde au terme de la commande et ce quelles que soient les prestations effectivement réalisées. 

                    Paiement

 L’acompte est payable à réception. Son versement conditionne le début de la mission. 

Les factures sont payables à 30 jours date de facture, par virement. 

Le paiement anticipé ne donne pas lieu à escompte. 

                    Retards de paiement

 Un retard de paiement entraine un arrêt des prestations jusqu’au paiement. 

Une pénalité de retard est applicable de plein droit et due dès le premier jour de retard. Elle est calculée sur la base du taux directeur de la BCE, majoré de 10 points, appliqué sur le montant de la facture échue, à compter du jour suivant la date de son échéance, jusqu’à la date de son complet paiement. 

Une indemnité forfaitaire de recouvrement est due à chaque facture payée après la date indiquée. Son montant est de 40 €. 

Dans le cas où HB QSE serait contraint d’engager des frais pour assurer le recouvrement de ses factures, l’ensemble des frais ainsi engagés, en ce compris notamment les frais d’huissiers et d’avocats, seront à la charge exclusive du Client et ce sans préjudice de tous dommages et intérêts complémentaires qui pourraient être demandés par HB QSE en réparation du préjudice subi. 

ENGAGEMENTS RÉCIPROQUES

Engagements de HB QSE

HB QSE s’engage à réaliser les prestations prévues, avec soin, dans le respect des règles de l’art, de la législation en vigueur et des parties prenantes internes et externes. 

Compte tenu de la nature des missions qui nécessitent un important investissement du client pour leur réussite, HB QSE ne sera en aucun cas responsable des conséquences des décisions prises en considération des éléments et conseils présentés par HB QSE ainsi que de leur mise en œuvre effective ou de leur absence de mise en œuvre. 

S’il apparait toutefois que des erreurs ou omissions avérées avaient été commises, HB QSE s’engage à les rectifier dans les 6 mois qui suivent la fin de la mission. 

Le respect de la confidentialité des informations recueillies lors de la négociation précontractuelle et la réalisation de la mission est garanti pour un durée illimitée. 

HB QSE s’engage à intégrer dans sa pratique les principes de sobriété et de frugalité dans tous les domaines et notamment celui des transports : les transports en commun sont préférés, ainsi que le covoiturage. 

HB QSE s’engage à respecter pour ses consultants, ses partenaires et ses clients les principes fondamentaux de la QVT : droit au respect, droit à la déconnexion, droit à la vie privée, droit au repos… 

Dans la mesure du possible et lorsque cela ne nuit pas à la réalisation de la mission, HB QSE utilise des outils et des services informatique open source et / ou éthique, de préférence issus, conçus et / ou hébergés en Europe. 

Lors de la présence sur le site de l’entreprise cliente, le consultant de HB QSE s’engage à respecter les règles de sécurité en place ainsi que toute consigne nécessaire au bon fonctionnement et à la sécurité de l’exploitation, ainsi qu’à la sécurité du système d’information de l’entreprise. Le consultant s’engage à porter ses chaussures de sécurité et les autres EPI spécifiques fournis par l’entreprise.

Engagements de la société cliente

 La société cliente garantit la disponibilité du personnel nécessaire à la réalisation de la mission pendant toute la durée de la mission. 

Elle fournit à tout moment, sur demande ou spontanément, et dans les meilleurs délais, à HB QSE les éléments, informations, projets, faits, documents … nécessaires à la réalisation de la mission ou jugés tels, en toute bonne foi et transparence. 

Le cas échéant, elle permet l’accès au système d’information de l’entreprise et aux documents y figurant, selon les modalités quelle définit. 

Si la mission se réalise en toute ou partie sur site, l’entreprise cliente s’engage à fournir les moyens matériels nécessaires à la réalisation de la mission. Elle fournit les EPI spécifiques au site. 

Elle garantit l’accès à l’ensemble des locaux, activités, équipements entrant dans le périmètre de la mission. 

Elle veille au respect des dates et heures des rendez-vous. 

REPORT OU ANNULATION DE MISSION

Empêchement en cas de force majeure

 Si une des parties ne peut se conformer à ses obligations pour des causes extérieures à sa volonté, elle en informe l’autre partie par tout moyen donnant date certaine dès la prise de connaissance de l’empêchement. 

Si l’empêchement est temporaire, il est alors procédé à une adaptation du planning de la mission. 

En cas d’empêchement permanent, la mission est résiliée de plein droit après que la partie empêchée a fourni les motifs de l’empêchement à l’autre partie. 

Manquement d’une des parties à ses obligations contractuelles

 Si l’une des parties commet un manquement grave à l’une de ses obligations contractuelles auquel elle n’aura pas remédié dans les trente (30) jours suivant la mise en demeure qui lui aura été adressée par la partie lésée par tout moyen donnant date certaine d’envoi, la partie lésée pourra résilier la commande correspondante de plein droit avec effet immédiat par l’envoi d’une lettre de résiliation par lettre recommandée avec avis de réception, sans préjudice de la réparation de tout dommage qu’elle aurait pu subir. 

Constitue notamment un manquement grave : le non-paiement des sommes dues, le fait des cacher des informations fondamentales à la réalisation de la mission. 

Résiliation sans motif

 En dehors des cas énoncés au a) et b), toute résiliation à l’initiative du client entrainera une facturation de 80 % du reste de la commande. 

TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES

Cas général

 Dans le cadre des négociations précontractuelles et de la réalisation des interventions, HB QSE peut être amenée à collecter les informations suivantes : 

• les nom, prénom,
• intitulé de poste et
• coordonnées professionnelles (numéro de téléphone fixe et /ou portable et adresse électronique)

 des personnes concernées. 

Ces données ont pour objet la réalisation dans de bonnes conditions de la mission. 

Elles sont conservées 3 ans après la fin de la mission et peuvent être utilisées dans cette période avec parcimonie pour conserver de bonnes relations ou proposer de nouveaux produits et prestations. 

Ces informations et leur utilisation peuvent être modifiées et/ou supprimées à tout moment sur demande à: hbqse@hbqse.fr

ERAGO^®

 L’accès à ERAGO^® se fait au moyen d’un identifiant qui est l’adresse courriel de ou des utilisateurs. 

L’adresse courriel des utilisateurs d’ERAGO^® est conservée dans l’application et ne sert qu’à l’accès à l’outil de veille règlementaire. 

Leur suppression totale peut être demandée à la fin du contrat d’abonnement. 

DROIT APPLICABLE / FORCE MAJEURE / ATTRIBUTION DE JURIDICTION

Les présentes conditions générales et les commandes sont régies par le droit français. 

La définition de force majeure et de ses conséquences sur les engagements réciproques est celle du droit français. 

Le tribunal compétent pour traiter de tout éventuel litige est le tribunal de commerce dont relève le siège social de HB QSE.